多くの企業が抱える課題の1つが「業務効率化」です。
しかし、様々な取り組みを実施しても「いまいち効果を実感できない」というケースも少なくありません。
そこで、この記事では業務効率化のアイデア5選を紹介します。業務効率化のメリット・デメリットや、効率化に役立つおすすめのツールもまとめているので、ぜひご覧ください。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
業務効率化とは？
はじめに、業務効率化の正確な意味を見ていきましょう。
業務効率化とは、各業務のプロセスから「ムリ・ムダ・ムラ」の3点を改善することを指します。
なお、「ムリ・ムダ・ムラ」の3点は、一般的に以下のような状態を言います。
| ムリ | 業務量が過剰であり、従業員に必要以上の負担がかかっている状態 |
|---|---|
| ムダ | 業務を完了させるまでのプロセスが多く、必要以上の時間がかかっている状態 |
| ムラ | 部署やチーム、時期によって業務量に偏りが発生している状態 |
生産性向上との違い
業務効率化と混同しがちな言葉に、「生産性向上」がありますので、両者の違いも見てみましょう。
まずは生産性向上という言葉について。生産性向上とは、より大きな成果を出すことを意味します。つまり“目的”であり、成果を出すための手段は基本的には問いません。
一方で業務効率化とは、前述の通り業務のプロセスにおける「ムリ・ムダ・ムラ」の3点を改善することがポイントです。目的よりも、“手段”に重きを置いた言葉と言えます。
業務効率化のメリット・デメリット
では、業務効率化をすることには、どんなメリット・デメリットがあるのでしょうか？
以下にまとめました。
| メリット |
|
|---|---|
| デメリット |
|
このように業務効率化は、進めることによって一時的にコストが発生したり、従業員の負担が増えたりする可能性があります。
しかし、会社の利益増大や新規事業・分野の開拓に、プラスの影響を与えることも事実です。
また、従業員の満足度やモチベーションが高まった結果、さらなる生産性向上に繋がることも期待できます。
どんな企業であっても、会社の未来を考えるならば業務効率化に力を入れていくべきと言えるでしょう。
業務効率化のアイデア5選
業務効率化の方法は多岐にわたります。ここでは、数ある業務効率化のアイデアから、取り組みやすく成功に繋げやすいアイデアを5つ、ご紹介します。
業務効率化の方法にお悩みの場合は、ぜひ参考にしてください。
①ツールを導入する
基本的にツールは、作業の負担を軽減したり、作業自体を人に代わって行ったりすることが可能です。
特に、1つの作業を繰り返す単調な業務は、従業員の貴重な時間を使うには少々惜しいケースが大半。ツールを導入し、自動化することで、従業員がコア業務に時間を割くことができ、“ムリ”や“ムダ”の改善に繋がります。
まずは自動化できる作業がないか、業務プロセスを見直してみましょう。そして、自動化することで効率化を図れるようならば、ツールの導入を検討してみてください。
②不要な業務をなくす
昔からあるので何となく続けているけど、誰も必要性を分かっていない。そんな業務はありませんか？
もしくは、必要だと思って始めた業務でも、実際にやってみたらあまり効果がなかったというケースもあるでしょう。
そのような不要な業務を思いきってなくすことで、他の必要な業務に時間を割きやすくなります。まずはすべての業務を振り返り、不要なものはないか考えてみてください。
③マニュアルを作成する
業務の進め方やルールをマニュアルにまとめることは、ミスを防ぎ、業務のクオリティを担保することに繋がります。
また、研修や引き継ぎなどでの共有もしやすくなるので、最初は時間がかかりますが、マニュアルを作成しておきましょう。
④アウトソーシングを活用する
ノンコア業務に関しては、アウトソーシングを活用し、社外の人材に対応してもらうのも1つの手段です。
アウトソーシングを活用することで、従業員にコア業務に専念してもらうことができます。
ただし、かえってコストがかかってしまう場合もあるので、慎重に検討しましょう。
⑤担当者を変える
人には得手不得手があります。もしも今の担当者が業務に向いていないと感じるようであれば、担当者を変えることで、業務の効率アップを期待できます。
可能な範囲で、それぞれの得意分野を活かせる業務を担当させましょう。
業務効率化におすすめのツール
業務効率化におすすめのツールには、次のようなものがあります。
オンライン会議ツール
参加者が離れた場所にいても、会議が成立するツールです。移動時間や交通費の削減ができます。
ファイル共有ツール
全従業員がファイルを共有できるツールです。メールなどで送付のやり取りをする必要がありません。また、外出先や自宅からでも、データを確認することもできます。
チャットツール
メールよりも気軽にコミュニケーションをとれるツールです。1対1のやり取りや一部従業員のみのグループでのやり取りもできます。
勤務管理ツール
出退勤の打刻や従業員の給与計算ができるツールです。人事や労務担当者の負担を減らすのに役立ちます。ツールによっては、インターネットを介して、社外から打刻をすることも可能です。
在庫管理ツール
商品管理や棚卸しなど、煩雑な在庫管理を効率化するツールです。管理ミスの削減にも繋がります。
RPA
ロボットによって各種業務を自動化します。毎日のように行われる、定型的かつ反復的な業務に対し、大きな効果を発揮します。
参考：
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？メリットや導入方法を解説
他にも様々なツールがあるので、効率化したい業務に合わせて、有用なツールの導入を検討しましょう。
まとめ
この記事では業務効率化のアイデア5選と、業務効率化のメリット・デメリット、効率化に役立つおすすめのツールを紹介しました。
業務効率化に成功すれば、会社の利益増大や新規事業・分野の開拓に、プラスの影響を与えます。「会社をより発展させたい」と望むならば、不可欠と言えるでしょう。
長時間労働の改善にも繋がるので、従業員の満足度向上にも繋がります。
ぜひこの記事を参考に、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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