商品券の管理台帳に代わる商品券管理システムとは

商品券管理台帳とは

商品券管理台帳とは、商品券の発行から回収までを記録している帳簿のことです。管理台帳は、手書きであったりエクセルであったりさまざまです。商品券の管理番号や商品券がいつどこで使われ、使われていない商品券はどれだけあるかなど、さまざまな内容を記録する必要があります。人が手書きまたは入力で管理していくため大きな労力がかかり、入力間違いやダブリ発行などミスがないように注力することが必要です。

商品券管理システムとは

商品券管理システムとは、パソコンで商品券の発行や回収にまつわる業務を一括管理してくれるシステムです。商品券管理システムを使えば、商品券管理台帳は必要ありません。システムごとに管理内容は少しずつ変わりますが、パソコンとバーコードリーダーやOCRスキャナーを使用し、発行した商品券と回収した商品券に印字されているバーコードや番号を読み取るだけで、商品券の発行や使用状況が記録されます。その上で、日報や月報、未済益集計、財務局に提出する前払式証票集計を別途制作することなく、すぐに印刷することが可能です。

商品券管理システムが管理台帳より優れている点

商品券管理台帳より商品券管理システムのほうが優れているポイントを3つ紹介します。

処理効率が良い

商品券管理システムのメリットでまず挙げられるのが処理効率の高さです。商品券には、JANコードやQRコード、英数字の番号などさまざまなコード体系があり、手書きでもエクセルでも、商品券の管理番号を人の手で記録することは大変な労力がかかります。商品券の発行枚数が多ければ、さらに多くの時間がかかる作業です。
商品券管理システムを使えば、スキャナー機器やバーコードシートリーダーなどを使用して、商品券の情報を短時間で記録することができます。また、発券機や回収機とパソコンを接続することで、商品券の発行と消し込みが人の手を使うことなく自動化することも可能です。

商品券を一括で管理

商品券管理システムの内容は、商品券の管理番号などを入力する入荷業務、商品券の発行業務、商品券スキャンを使っての回収業務、在庫照会や未回収商品券についてなどの集計業務です。商品券にまつわる情報を一元管理しているため、知りたいことをすぐに検索することができます。

ミスが減る

管理台帳は、発行した商品券の記録から回収業務まですべてを人の手で行います。特に、商品券の管理番号は長く複雑なこともあるので、どんなに気をつけていたとしても、ミスがでることはあるでしょう。商品券管理システムを利用すると、入力はバーコードシートリーダやスキャナー機器をシステムと連携させて行うので、手入力よりミスを抑えることができます。また、厳しい入力チェック機能がついているものも多いので、入力ミスや商品券番号のダブリを回避しやすいでしょう。

商品券管理システム使用の際の注意点

良いことばかりの商品券管理システムですが、使用する際の注意点が3つあります。詳しく見てみましょう。

機器が必要

パソコンはもちろん、商品券を印刷するレーザープリンタ、商品券に印字している商品券番号を読み取るバーコードリーダーやOCRスキャナー、バックアップ用のハードディスクなど、商品券管理システムを利用するためにはさまざまな機器が必要です。
しかし、管理台帳に1枚1枚記録する労力を考えると、管理効率が格段にアップし、結果的には利益につながるといえるでしょう。

まとめ

商品券を手書きやエクセルで管理台帳に記入していくことは、手間と時間がかかります。商品券管理システムなら、ミスを防ぎながら商品券を一元管理できるので、処理効率がアップします。商品券管理システムの導入を検討する際は、パソコン1台で商品券の発行・回収・未回収管理が可能で、セキュリティ対策もできる「プレミアム商品券管理システム」もチェックしてみてください。