電子署名・契約のメリットとデメリットについて

業務の能率化

電子契約を行うメリットの1つが、業務の能率化を図れる事です。
書面による契約の際には、取引先まで足を運ぶか、郵送により契約書を行き来させる必要があります。
ですが、インターネットを介して電子契約を行う為、成立までの時間を短縮化出来ますし、それに伴う手間も省く事が出来るのです。

物理的な保管スペースが不要

企業は文書を7年間保存する義務がある為、物理的な保管スペースが必要でしたが、e-文書法や電子帳簿保存法の施行により、文書ファイルを電子化して保存する事が認められました。
ですので、電子契約を行ったとしても保管場所に困る事はなく、なおかつデータベースに保存される為、瞬時に内容をチェック出来る利点もあります。

印紙代が不要

電子契約では、書面と違って印紙代を貼付する必要がありません。
つまり、契約金額によって高騰してしまう印紙代に予算を回す必要がなくなるので、電子契約は経費削減も出来るメリットがあります。
業務の能率化だけでなく、コストカットも出来るとなると、活用に踏み切れる要素となり得るのではないでしょうか。

流出の危険性

管理サーバーにてデータを一括管理しているケースが多い為、セキリティ対策をしっかり講じていないと、データが流出してしまう危険性があります。
電子契約サービスを提供している企業も、やはりサーバーのセキュリティには特に気を遣っています。
電子署名による電子契約に限った話ではありませんが、あらゆる企業が様々な情報をデータとして保全し、管理しています。
情報の流出は、取引先企業の信用を損なう恐れがあるので、セキュリティ対策には万全を期すようにしましょう。

全ての契約に活用出来ない

書面による契約が法律により義務付けられている案件では、電子契約は活用出来ません。

• 投資信託契約の約款
• 定期借地契約
• 労働条件通知書の交付

上記した案件などが電子契約を活用出来ないケースなので、書面にて契約するようにしましょう。

取引先の理解を得る

電子契約には確かに便利な側面はありますが、依然として書面による契約が主流ですので、自社が良くても、取引先は電子契約に対して良い印象を持っているとは限りません。
ですので、電子署名やタイムスタンプなども含め、電子契約に関しての説明をきっちり行う事が、取引先の理解を得る重要なキーポイントとなります。
電子契約を活用する場面はますます増えていく事が予想されますが、その現象に対して不安を抱いてしまうのは致し方ない事なので、まずは理解を得る努力から始めていきましょう。