毎日の勤怠管理はどのように行っていますか？
タイムカードや出勤簿を利用しているところももあるでしょう。
中にはITの進化によって、勤怠管理がシステム化され、以前よりも簡単に記録でき、勤怠管理業務の負担を軽減する工夫をしているところもあります。
そこで今回は、従来の勤怠管理システムのメリットやデメリットを知り、リモートワークで変わったことや勤怠管理システム導入がおすすめの理由について見ていきましょう。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、出勤時間や退勤時間の記録はもちろん、残業申請や休暇申請、シフト管理などの勤怠管理業務に関わる作業を一元管理するシステムのことです。
出勤や退勤の時間をただ単に記録するだけでなく、月末に勤務時間を自動で集計して、働きすぎの社員がいないかを上司がすぐに確認できるようになっています。
また自動集計によって、給与計算などの計算を自動で行うことも可能です。
その他には、休暇の取得状況なども確認できるでしょう。
勤怠管理をする理由
勤怠管理をする最大の理由は、給与計算です。
出退勤の時間や残業時間、休暇の状況を把握しなければ、社員に正確な給与を支給できません。
また、働きすぎの防止や国が推進している働き方改革にも有効です。
勤怠管理をすることで、社員1人1人の勤務時間を客観的に把握でき、特定の人に仕事が多く割り振られていないかのチェックができるでしょう。
リモートワークが普及して変わったこと
新型コロナウイルス感染症が世界的にまん延する中で、働き方が大きく変わりました。
リモートワークの普及です。
以前からもリモートワーク導入についての話はありましたが、なかなか推進することは難しく、実際に利用している会社は少数派でした。
しかしコロナ禍においては、リモートワークの割合が増えており、今後もリモートワークを継続する会社もあるほどです。
それでは、リモートワークが普及して日常生活がどのように変化したのか確認してみましょう。
勤怠管理が難しくなった
これまで大半の会社では、決まった時間に出社して、会社にて出勤簿をつけたり、タイムカードで打刻したりなどの勤怠管理記録をしていました。
また、上司が近くにいることで、社員の仕事の状況を把握できていましたが、リモートワークでは難しくなりました。
さらにリモートワークとなると、決まった時間に仕事を始め終えるとも限らず、人によって働く時間帯が変化したのです。
これによって、勤怠管理が難しくなったといえるでしょう。
コミュニケーションが減った
出社すれば同僚が近くにいるため、仕事の相談や世間話などさまざまなコミュニケーションがスムーズに行えます。
しかしリモートワークとなると、家やコワーキングスペースなどで仕事を行うため、これまでのようなコミュニケーションが取りづらくなったと感じる人もいるでしょう。
また、感染症対策のために外食や飲み会を控えたこともコミュニケーションが減った理由といえます。
家にワークスペースが必要に
外出を控えるためにリモートワークを行うため、家をワークスペースにしている人が大半でしょう。
ただほとんどの人が、リモートワークを前提に家を借りたり購入したりしているわけではありません。
家で仕事をするスペースを確保するのが難しいと感じる人もいたはずです。
従来の勤怠管理の方法のメリットとデメリット
リモートワークが主流となりつつある中、従来の勤怠管理の方法のメリットとデメリットについて考えていきましょう。
タイムカードでの勤怠管理
出勤と退勤時に、タイムレコーダーにカードを入れ、時間を記録する方法です。
シンプルな方法なので、誰でも簡単に記録でき、導入コストもさほどかかりません。
ただ、記録忘れや他の人が代わりに記録する恐れがあります。
また、月末の集計には時間がかかったり計算ミスが起きたりすることもあるでしょう。
IC・指紋認証での勤怠管理
ICカードや指紋を使って勤怠管理を行う方法です。
不正がしにくく、正確に記録できるメリットがあります。
また入退管理システムと連携させておけば、セキュリティ対策も万全といえるでしょう。
ただ、導入コストがかかる点や出張先での記録ができない点はデメリットといえます。
Excelでの勤怠管理
Excelに勤怠管理のシートを作成しておき、そちらに入力していく方法です。
簡単にでき、導入コストもかかりません。
しかし、作成した勤怠管理シートの数式が壊れると、集計が間違ってしまうこともあります。
また、社員全員の勤怠管理シートを間違いないかチェックしようと思うとかなりの時間を要するでしょう。
出勤簿での勤怠管理
出勤簿に出退勤の時間を記録していく方法です。
Excelでの勤怠管理と同じように手軽行え、ほとんどコストがかからないでしょう。
ただ、月末に行う出退勤の時間の集計は手作業で行うため、Excelでの勤怠管理よりもミスが起こりやすくなります。
また、出張先での記録ができないというデメリットもあるでしょう。
自己申告での勤怠管理
社員が働いた時間を自己申告する方法での勤怠管理です。
社員が自分で作成するため、勤怠管理業務に関する作業負担の軽減やコスト削減が期待できます。
しかし自己申告のため、労働時間を多めに申告することも少なく申告することも考えられるでしょう。
勤怠管理システム導入がおすすめの理由
最後に、勤怠管理システム導入がおすすめの理由について紹介します。
リモートワークの勤怠管理ができる
従来の勤怠管理では、出張先など社外での勤怠管理が難しいケースがあります。
しかし勤怠管理システムを搭載したパソコンやスマホを社員に配布することで、どこでも勤怠管理ができるようになるでしょう。
休暇・残業の申請管理ができる
休暇や残業申請もできる勤怠管理システムであれば、出退勤の時間記録の他に、休暇や残業申請もできるようになります。
勤怠管理を一元化できるため、業務効率アップや業務負担軽減につながるでしょう。
給与システム等と連携できる
勤怠管理システムを導入すれば、正確に勤怠管理を行い、月末の集計も自動で行ってくれます。
給与システムと連携しておけば、月末の集計をもとに給与計算まで簡単にできるでしょう。
法改正に簡単に対応できる
労務関係の法改正が行われた場合、従来であれば、社員に法改正についての説明を行い、周知徹底させる必要がありました。
しかし中には、法改正の内容をしっかり理解していないために、勤怠管理の記録方法を間違うことも。
勤怠管理システムであれば、法改正にそってシステムを再構築すれば良いだけなので、簡単に対応できるでしょう。
まとめ
リモートワークが普及することで、働き方が大幅に変わってきています。
今後もリモートワークは継続すると見られ、従来の方法では、勤怠管理が難しいケースもあるでしょう。
業務効率向上のためにも勤怠管理システムを導入して、社員がより働きやすい環境を整えていくことが大切です。
こういった環境作りが社員のモチベーションアップにつながり、成果となっていくでしょう。
