電子書籍や電子ノートなど、今までは本屋雑誌から手に入れていた情報が電子化されるペーパーレスの普及が進んでいます。
企業においては既存の紙書類や資料をデジタル化して保存する企業も増えてきているようです。
ペーパーレス化が企業にもたらすメリットとは一体どのようなものなのでしょうか。
本記事では、ペーパーレス化を検討している方や企業様に向けて、ペーパーレス化の意味から導入によるメリット、導入の際のポイントについて紹介します。
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目次
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、資料を電子化して保存、保管を行うことです。
紙をなくすのが一番の目的と思われがちですが、オフィス内の文書や書類資料、請求書などを電子化し、業務効率の改善が主な目的。
新型コロナウイルス感染症対策としてリモートワーク、テレワークの実施率が大きく上昇し、文書のデジタル化も進んできています。
しかし、もちろん簡単にペーパーレス化は進んでいく訳ではなく、様々な課題があるのも現状です。
ペーパーレスで働くための設備の不足や社内のルール整備不足などの理由から、紙での資料や書類を取り扱うためだけに出社しなくてはいけない事態が発生しています。
ペーパーレス化を進めていくためには、導入時の課題への対策が必要不可欠です。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化を進めるには様々な準備が必要ですが、導入することができれば、大きなメリットがあります。
紙に慣れている人にとっては「資料が読みにくくなる」、「扱いに慣れない」などと感じるかもしれません。
しかし、企業にはそれ以上に多くのメリットもありますので、どのようなメリットがあるか確認していきましょう。
業務効率向上
OCRという紙面の文字をデータに起こすスキャナーを使って紙媒体を読み取ることで入力時間の手間を圧倒的に減らすことができます。
資料を作成時や整理をするときには、人が管理する場合にはヒューマンエラーがつきものですが、OCRを使えば簡単に作成・保存が可能です。
保存環境を整えれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど様々な機器からもアクセスが可能となり、書類をプリントアウトする手間もなくなります。
コストの削減
紙の資料を作る際、紙そのものにはもちろんプリントアウトなど様々なコストがかかります。
紙の購入から、印刷機器や維持費用、トナー代、資料を留めるホチキスやクリップなど、数えてみると多くのコストがかかっているのがわかるでしょう。
紙の資料を保管するためのファイルや収納場所、人件費など、ペーパーレス化によって、コストを削減することが可能になります。
オフィスの有効活用
書類資料の保管が不要となるため、その分のオフィスのスペースを節約することができ、空いたスペースを有効活用できます。
クライアントが自社に来た時のためにオシャレな空間をつくったり、社員の作業スペースをより広くして快適な作業空間を確保したりしてもよいでしょう。
セキュリティ強化
デジタル化した資料には、パスワードやアクセス権限を設定できます。
社内でパスワードの管理を徹底することができれば、紛失・情報漏えいのリスクを減らすことが可能です。
さらに、紙の資料では起こり得る紙の劣化も防止できます。
日焼けや折れ目がついた紙の資料をいつまでも保管しておくのは見栄えも良くなく、実際に使う時にも劣化していると読みにくいことも。
紙は紛失してしまう可能性もあるので、その点においてもセキュリティ強化がなされていると言えます。
検索機能
デジタル資料は、その場で簡単に検索できるのもメリットです。
紙の資料はオフィス内の本棚を探し、見つけ出すのに時間がかかります。
紙の資料の中には整理されずに紛失してしまうものや、期限が過ぎたら破棄されるもの、清掃のタイミングで捨てられてしまうものなど必要なときに見られないことがあります。
ペーパーレス化を進める時のポイント
ペーパーレス化のメリットについて紹介してきましたが、実際にペーパーレス化を進めるとなると課題も多いです。
そこでここからは、ペーパーレス化の効率的な進め方について解説していきます。
段階的に導入を進める
いきなり全ての資料をペーパーレス化するのではなく、段階的に少しずつ導入していくのがおすすめです。
まずは自社で使っている、または保管している書類を段階的に電子化していき、最終目標として可能な限りペーパーレス化させていきましょう。
ただし、ペーパーレス化は自社だけで完結しないことも。
取引先によってはペーパーレス化が難しいこともあるので、全てを電子化することは難しいかもしれません。
ペーパーレス化導入の際は、電子化不可な書類を分けておき、保管方法をクライアント別にするなど分類を決めることから始めましょう。
タブレット端末の導入
ペーパーレス化を進める上で、タブレット端末を導入するのも有効です。
パソコンは、持ち歩くには重く、起動まで多少の時間を要する難点があります。
しかし、スマートフォンでは画面が小さ過ぎます。
営業先で資料を見せることやビジネス文書の確認を考えると小さいスマホは不向きです。
その点、タブレット端末は持ち運びも苦ではなく、画面の見易さの両方を兼ね備えています。
タブレット端末は部署ごとに2台など、台数を決めて部署ごとに管理すればそれほどコストもかからないためおすすめです。
まとめ
ペーパーレス化の利点や進め方について解説してきましたが、いかがでしたか。
リモートワークが進んでおり、社外で仕事をしている社員に資料を共有するシーンも増えてきました。
今後も感染症対策や災害時のリモートワーク時のことを考えるとペーパーレス化はできるだけ早く進めておきたいところです。
今すぐに必要ではないからと後回しにしていると、読み込むデータ量や整理する書類が増えてしまい、なかなか導入に踏み切れなくなってしまうケースも考えられます。
早めにペーパーレス化を導入し、業務効率の向上を図ることをおすすめします。
