不特定多数の人が出入りする場所では、入退出管理システムが活用されます。
たとえば企業が労働時間を管理し、給与に反映させるように、そのデータにはさまざまな活用法があります。
これから入退出管理システムの導入を検討する方に向けて、メリットや比較ポイントについて解説していきましょう。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
入退出管理システムの特徴
入退出管理システムの特徴は、以下の通りです。
- 出入りする人を限定する
- 入退出管理システムには、特定の人だけが出入りできるようにするセキュリティ機能があります。
たとえばオフィスでは、社員証・スマートフォンなどと入退出管理システムを紐付けて、社員だけが入れるようにすることも可能です。
また、マイナンバーカード制度が施行されたことにより、マイナンバーカードを保管するエリアの管理が企業に義務付けられるようになりました。
この管理に、入退出管理システムの導入が推奨されています。 - 入退出を記録する
- 入退出を記録することで、いつ誰が出入りしたかが分かるようになり、セキュリティ面が強化されます。
また入退出の記録を活用するのにも便利です。
経理システムと紐づけて給与計算をしたり、保育園の預かり時間を証明するための書類を作成し、役所に提出したりといった活用方法があります。
利用できるシーン
入退出管理システムは、オフィスで利用されることが多いです。
来客や業者の出入りが多い中で、社員だけがオフィスに入れるようにすることで、セキュリティ面が強化されます。
また勤務時間を把握し、人事や経理が残業時間管理や給与計算に活用することもできます。
他にも、レンタルスペースや会員制のジム、コワーキングスペース、保育園など、利用時間によって料金が変動する場所に導入されることも多いです。
入退出管理システムを導入すべき理由
入退出管理システムの特徴を確認してきましたが、入退出管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここからは、入退出管理システムを導入すべき理由をご紹介します。
入退出の管理が容易になる
まずは、入退出の履歴を簡単に管理できるようになります。
入退出の記録を紙のタイムカードなどで行う場合、エクセルへ転記したり、記録を紙で保管したりといった手間がかかります。
入退出管理システムを導入すれば、本人が打刻したデータをそのままパソコンに取り込むことができ、管理もしやすくなります。
電子化ができる
入退出管理システムで入退出記録を電子化することで、ペーパーレス化や残業管理の徹底など、さまざまなメリットが生まれます。
またリモート勤務が広がる今、場所を問わずに勤怠管理ができるのも電子化の良いところです。
CSV出力が可能
勤怠情報をCSV出力することで、データ活用もしやすくなります。
他のシステムに取り込んで、書類の作成やデータ集計に役立てることもできます。
他のシステムとのデータ連携等も可能
互換性のあるシステムの場合、他のシステムとデータを連動させることも可能です。
特に、給与計算システムと連動して、給与計算業務を効率化させる事例が多いです。
他にも残業の多い社員に自動で警告メールを送るなど、働き方改革の一環で活用している企業もあります。
入退出管理システムの選ぶときの比較ポイント
入退出管理の導入メリットについて、お分かりいただけたでしょうか。
いざ入退出管理システムの導入を検討したものの、その種類の多さに戸惑ってしまうかもしれません。
そんなときは、次のポイントに注目してシステムを選ぶと良いでしょう。
費用面
まずは予算を設定しましょう。
入退出管理システムは、認証技術によって値段が大きく変わります。
ICカードによる認証が主流ですが、指紋や顔で認証する生体認証もあり、精度が高い分コストも上がります。
また入退出記録をするだけでなくデータ活用もしたい場合は、機能が充実したシステムを選ぶ必要があり、その分費用もかかります。
サポート面
入退出管理システムは多くの人が使用するため、問い合わせが多くなることが予想されます。
また不具合が起こったときのことも考慮し、サポートがしっかりしているシステムを選ぶと良いでしょう。
操作性
特にオフィスで入退出システムを導入する場合、毎日システムを使用することになります。
使用頻度が高いからこそ、操作がシンプルで誰でも分かりやすいものを選ぶようにしましょう。
またデータを管理する側の負担にならないよう、データ出力などの操作も簡単にできるものが望ましいです。
まとめ
入退出管理システムは、セキュリティ面の強化に加えて、データ管理や活用までできる優れものです。
特に、オフィスで活躍する機会が多いでしょう。
日々の入退出管理を紙で行っているという企業や団体は、ぜひ入退出管理システムを導入して業務を効率化してみてはいかがでしょう。
近畿システムサービスでも、手書きの管理名簿を電子化できる入退室管理システムをリリースしています。
お客様のニーズに合わせて機能を拡張することも可能なので、様々な場面でご活用ください。
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