製造業を展開している会社にとって、今や必要不可欠な存在と目されているのが、生産管理システムです。
生産管理システムを取り入れることで、生産管理を能率的に行えるようになります。
しかしながら、生産管理システムの導入には大きなメリットがあるのと同時に、少なからずデメリットも孕んでいるのです。
ここでは、生産管理システムのメリットとデメリットのそれぞれを深く掘り下げていきます。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
生産管理システムとは
生産管理システムとは、製造業の業務には欠かせない生産管理を行うITシステムです。
生産管理システムを導入することで、生産計画を立てたり、原価管理をしたりといった生産管理業務を自動的に行うことができ、日々の業務を効率化します。
人の手で行うよりもミスが減り、確実な管理ができるので、過剰生産などのムダも削減できるようになります。
生産管理システムの機能について
では生産管理システムには、どのような機能が備わっているのでしょうか。
システムによって多少違いはありますが、一般的には次のような機能があることが多いです。
見積書の作成
見積書の作成をExcelなどでしている企業も多いと思いますが、生産管理システムを使って見積書を作成することもできます。
また見積時点で原価などを参照し、粗利や粗利率を確認することができるシステムもあります。
工程の指示から発注材料登録
生産工程を決定し、工程を元に必要な材料を発注することができます。
工程に合わせて材料がそろうよう手配が可能です。
工程を決め、必要な材料をリストアップし、発注するという業務がワンストップでできるため、効率化につながります。
原価の管理
製品の原価を自動で管理してくれます。
原価計算は非常に複雑なため、Excelで管理するのは大変ですが、システムを使えば自動計算ができるので便利です。
オーダー毎の工程照会
作業管理システムには、工程管理の機能も備わっています。
機械や人員ごとに負荷状況をチェックできる機能もあれば、負荷を均して管理するのも簡単です。
工程を照会するだけでなく登録や変更も可能なので、進捗に合わせて臨機応変に対応することができます。
工程のパターン登録
工程パターンや材料を登録することで、見積もりが出しやすくなります。
同じ依頼が来た場合でも、見積もりから工程の決定までスピーディに行えます。
生産管理システムを導入すべき状況
生産管理システムのメリットとデメリットを述べる前に、まずはどういう状況に陥ったときに、導入を検討するべきなのかをご紹介します。
生産量の調節が出来ていない
生産量は、需要の予想やマーケティングに基づいた販売計画、売上情報や在庫情報などから、通常は決定されます。
ですが、実際の生産過程の現場は、業務ごとにプロセスや情報が共有しづらい環境であったため、過剰生産どころか製品の不足ということも度々起きていました。
利益率が低い
製造原価を逐一リアルタイムで確認されていないため、原価管理が疎かになりやすく、いつの間にか販売価格に対する利益率が低くなっている、ということが起こり得るのです。
低下に気づきにくく、尚且つ気づくのに遅れてしまうと、利益率の低下に対応するための初期行動が遅くなってしまいます。
製造原価を総合的かつリアルタイムに管理できないと、慢性的もしくは断続的に利益率が低くなってしまうのです。
また、材料の仕入れ先や価格の見直しなども、後手に回る可能性も同時にあります。
不良発生時、原因の特定が出来ていない
製造過程において何かしらの不良が発生した場合に、業務の情報が可視化されていないと、原因の特定が困難であることが良くあります。
最悪、原因の特定すらままなりませんし、製品の質の安定化も維持しにくくなります。
生産管理システムを選ぶときに確認すべきポイント
生産管理システムを導入すべき状況にある場合、できるだけ早く導入を検討しましょう。
しかし、生産管理システムは各社から非常に多くの種類がリリースされているため、選ぶのも一苦労です。
そこで初めて生産管理システムを導入する方に向けて、確認すべきポイントをまとめたので、順番にチェックしていきましょう。
価格
生産管理システムを導入する時は、導入コストとランニングコストの両方を確認しましょう。
生産管理システムには、インターネット上で管理するクラウド型と、自社でインフラを用意するオンプレミス型がありますが、クラウド型の方がコストを抑えられることができます。
ただ安ければ良いというわけでもなく、この後ご紹介するポイントとも合わせて総合的に判断すると良いでしょう。
機能
生産管理システムは機能もそれぞれ異なるので、どこまで自動化したいかで選ぶのがポイントです。
調達や購買だけ自動化するのか、それとも在庫管理や工程管理、販売管理などを一括で自動化するのか明確にし、必要な機能が備わったシステムを導入するようにしましょう。
もちろん、機能が増えればその分コストも上がるので、予算との兼ね合いも考える必要があります。
セキュリティ
生産管理で取り扱う情報のほとんどが社外秘のため、セキュリティにも十分注意しなければなりません。
クラウド型でも開発社のセキュリティ管理がしっかりしていれば、そこまで心配する必要もありませんが、セキュリティを重視するならオンプレミス型を選んだ方が無難でしょう。
サポート
生産管理システムを使ううちに、「こういう使い方はできないか」という疑問がわいたり、システムを使っている従業員から質問が増えたりすることも想定できます。
せっかくシステムを導入しても、活用しきれなかったり、質問の対応に追われたりしては意味がありません。
そのため、システムのサポート体制がしっかりしているかも重要なポイントとなります。
カスタマーセンターのようにすぐに対応してくれるサポート体制があれば、安心して生産管理システムを活用することができます。
業種に合っているか
どの生産管理システムを導入すれば良いか分からないからといって、とりあえず汎用性の高い生産管理システムを選ぶのは危険です。
フォーマットなどが自社の業務と合わず、活用できなかったり、大幅なカスタマイズが必要になったりするリスクがあるからです。
アパレルや食品、機械など、業界に特化した生産管理システムも多いので、自社の業界や業種に合わせて選びましょう。
導入目的が明確か
また漠然と生産管理の効率が上がるからという理由だけで生産管理システムを導入しても、コストだけかかって結果が出せないということも起こり得ます。
どういった目的で、どの業務をシステム化したいのかということを、導入の担当者や生産管理のスタッフで十分にすり合わせてから導入することをおすすめします。
生産管理システム導入のメリット
ここからは、生産管理システム導入の3つのメリットについてご紹介します。
在庫の超過や不足問題を解決出来る
製造過程を含めた生産ラインの様々な情報を可視化して共有することで、在庫の超過や過不足と言った問題を解決出来るメリットがあります。
具体的には、在庫情報や販売情報を逐一リアルタイムで確認出来るようになるからです。
そのため、理想的な適正在庫を常に実現出来る可能性が上がります。
在庫管理に特化したシステムもありますが、生産管理システムを使えば、在庫管理と連動して工程ごとに必要な発注数を自動的に割り出してくれます。
原価管理がしやすくなる
過去の実績や計画を元に、簡単に原価をシミュレーションできるというメリットもあります。
システムによっては、概算と実績の原価一覧表を出力し、その差異を把握することも可能です。
その他、製品ごとや取引先ごとの原価計算なども行え、原価管理において欠かせない、予算→原価計算→分析→改善のPDCAサイクルを回しやすくします。
なにかと忙しい生産管理担当者でも、素早く正確に原価管理ができるようになります。
原価管理がしやすくなると、見積もりを出すのもスムーズになるなど、あらゆる工程に影響します。
利益率の改善が出来る
製造原価がリアルタイムで確認出来るようになるため、利益率の低下を防ぐだけでなく、改善も出来るメリットがあります。
具体的には、材料の仕入先や価格の再検討、生産過程の能率化や不良発生を防いだ上での品質の標準化など、利益率の改善に向けた総合的なアプローチが出来るのです。
不良率を管理し、品質を上げられる
利益率の改善にもつながる話ですが、不良率を管理することができます。
不良率のコントロールは生産管理には欠かせませんが、工程が多く複雑になるほど、不良品が出る原因を突き止めるのも難しくなります。
生産管理システムによって不良品が発生しやすい工程やその頻度を可視化できるので、不良品の発生を事前に防げ、不良率を下げることが可能です。
また不良率管理によって、安定して高品質な製品を生産することができます。
生産現場の負担を軽減出来る
生産現場によって負荷に偏りがあると、全体の生産スピードに影響が出るだけでなく、負担が重い現場の社員のモチベーションが下がってしまう恐れがあります。
生産ラインを可視化することで、生産拠点ごとの生産量や負担が共有出来るようになります。
生産拠点ごとに差異があった負担の偏りの解消ができるため、生産現場にのしかかっていた負担を軽減するメリットがあります。
生産スピードをアップ出来る
生産管理システムを使えば、生産に関わる工程を全体的にコントロールできるというメリットがあり、生産スピードも上がります。
たとえば在庫管理を適切にできれば必要な時に必要な材料がそろうため、在庫不足によるタイムロスがなくなります。
また生産には各部門が関わっているため、部門間のやりとりをスピーディーにできれば、結果的に生産スピードもアップします。
これまでメールや電話で行なっていたやり取りを生産管理システムに置き換えることで、手間も時間もカットすることが可能です。
さらに生産管理システムを仕入先と共有できれば、進捗に合わせて受発注が自動化できるため、外部とのやりとりもスムーズに行えます。
生産計画が自動化できる
生産計画のルーティンを自動化することもできます。
生産計画では、需要の予測や納期、人員計画、資材調達など、さまざまなことを考慮しなければなりません。
生産管理システムでは、受注データや在庫データ、生産能力に関するデータなどを取り込むことで、適切な生産計画を作成できます。
また生産工程を登録することで、必要な材料や人員等を自動的に算出することもできるため、都度計算する手間も省けます。
さらにリアルタイムでの生産計画も可能なので、納期の変更などにも柔軟に対応できるというメリットもあります。
生産管理システム導入のデメリット
生産管理システムを導入することのデメリットは、次の2つです。
生産現場の状況を無視して導入すると負担が増加する
生産管理システムには、いくつかの導入メリットがある反面、デメリットも少なからず孕んでいます。
生産方式や問題点の洗い出しをしないなど現場の状況を無視し、ただただ利益率の向上を目指して導入してしまうと、大変なことになります。
例えば、生産ラインに関わる人達の負担が軽減できるどころか増加してしまい、挙げ句の果てに利益率が低下してしまう、というデメリットがあるのです。
そのため、生産方式や形態など現場の状況を把握した上で、導入目的をはっきりさせる必要があります。
導入目的をはっきりさせる際に必要なことは、生産ラインの問題点を洗い出した上で、それぞれの解決の優先度が高いか低いかを決めることです。
それを行うことで、導入目的は生産管理システムを選ぶ上で重要な基準になり、デメリットが発生する要因を少しでも減らすことができるのです。
導入の目的をはっきりさせないと活用できない
導入の目的を明確にしないと起こるデメリットとして、他にも「システムを十分に活用できない」という点が挙げられます。
生産管理の業務にどのような問題があり、システムのどの機能を使って解決するという明確な目的がないと、せっかく導入しても活用しきれないということもあり得ます。
スペックの高い生産管理システムを導入したり、オプションで色々な機能を追加したりしたものの、結局使うのは一部の機能だけだったといった失敗も。
他にも、自社の生産方法とシステムの機能が上手くマッチしなかったということも起こりやすいです。
「大は小を兼ねる」の考えで、とりあえず機能が網羅された生産管理システムを導入しても、なかなか上手くいかないことが多いです。
生産管理システムは機能をカスタマイズできるものも多いので、目的に合わせて機能を増減させると良いでしょう。
こうした意味でも、やはり導入の目的を明確にしておくことが大切なのです。
ランニングコストが高いと利益が減る
生産管理システムには、導入コストだけでなくランニングコストも必要で、それが高いと利益が減ってしまうデメリットがあります。
ですので導入する際には、ランニングコストと見込み利益を基点に、クラウド型もしくはオンプレミス型の生産管理システムを比較検討する必要があります。
ですが、すでにご紹介した通り、クラウド型とオンプレミス型にはそれぞれセキュリティ面でメリットとデメリットがあるため、ランニングコストだけに着目せずに、きちんと考慮しましょう。
社員への研修が必要
新しいシステムを実際に使うのは、現場の社員たちです。
今までアナログな方法でやってきたものをデジタル化すると、初めのうちは慣れないことがほとんどです。
生産管理システムの導入後は、社員が操作方法をマスターできるよう研修が必要になります。
そのためにはまず、導入担当者がある程度の操作方法をマスターしておかなければなりません。
システムのリリース元では、社員向けの研修を行っているところも多いです。
また操作方法で不明点があった時のために、サポートデスクが用意されている企業を選ぶことをおすすめします。
操作に慣れてしまえば導入前より作業効率が上がることは確かですが、覚えるまで時間や手間がかかってしまうというデメリットがあることは理解しておきましょう。
まとめ
生産管理システムでは、工程管理や原価管理などを自動化・効率化することができます。
何かと業務の多い生産管理担当の、強い味方となるでしょう。
ただ生産管理システムには、メリットとデメリットが存在します。
生産工程を可視化し、業務の効率化や利益アップができるというメリットがありますが、導入の目的をはっきりさせないと、デメリットの方が大きくなってしまうリスクもあります。
そのため導入目的を明確にしてメリットを最大限に生かし、デメリットを極力減らす導入プランが必要になります。
現場の声を聞き漏らさずに、最適な生産管理システムを導入しましょう。
