受発注システムとは？選ぶときのポイント

発注側のメリット

発注側のメリットは、次の通りです。

在庫管理がスムーズにできる

在庫の入荷情報がデータ化されるので、在庫がどのくらいあるのかリアルタイムで知ることができます。

また在庫数を入力し、残りが少なくなったら自動的に発注をかけることも可能です。

中には、在庫管理と受発注が一体化したシステムもあります。

仕入れ金額を管理できる

商品データをあらかじめ入れておけば、仕入れにかかった金額を自動計算できます。

金額データは他の端末にも共有できるので、大きな組織であれば店舗間で比較したり、本部にデータを転送したりといったことも可能です。

また会計ソフトと連動するものもあり、支払いもスムーズに行えます。

ミスの防止

受発注システムでは、発注を自動化できるので、人為的なミスを防止することができます。

発注ミスによって、本来売るはずの商品が手元に届かなかったり、数量が不足したりすると、売り上げに影響を与えかねません。

取引先に経緯を説明したり、急いで正しい発注をし直したりと、ミスが発生するとリカバリーするために余計な時間と労力がかかってしまいます。

受発注システムなら、これまでFAXや電話などで都度、発注していたものも、自動的に発注することが可能です。

手間をかけずに正確に発注できるので、安定した売り上げにもつながるでしょう。

受注側のメリット

続いて、受注側のメリットは次の通りです。

受注にかかるコストや時間の節約

受注確認や出荷データの送信をシステム画面上で行えるので、電話やFAX、メールによるやりとりが不要です。

その結果、やりとりにかかるコストや時間を大幅にカットすることができます。

浮いたコストや新たにできた時間を、他の業務に回すことも可能になるのです。

受注や出荷状況が共有できる

発注側のメリットにもなりますが、受注や出荷状況を共有できるため、その都度連絡する手間が省けます。

また、いつ、どの業者から受注したかという履歴も残るので、出荷の予測を立てやすくなり、売り上げやコストの計算がしやすくなるでしょう。

発注側の注意点

まずは、発注側の注意点を見ていきましょう。

受発注システムの取り扱いに慣れる必要がある

新たに受発注システムを導入する場合、担当者がシステムの取り扱いに慣れる必要があります。

これまで取引先によって、電話やメール、FAXなどを使い分けていたものが1つのシステムに集約されることは便利ですが、操作に慣れるまでには、少々時間が必要になるかもしれません。

特に、普段からパソコンやタブレットを使い慣れていない人だと、基本的な操作から覚えていく必要があります。

最初は面倒に思われるかもしれませんが、これまで発注にかけていた時間や労力が削減できるので、結果的には効率的に業務を進めることができるでしょう。

受発注システム導入の手間

システムの導入には手間も多くかかることも留意しておかなければなりません。

システムを導入するときは、既存の発注先や発注している商品、金額などをリストアップし、システムに登録する作業が発生します。

少し手間ではありますが、導入時のみに必要な一時的な作業であり、いつもしている業務内容を書き出すだけなので難易度は高くありません。

導入時に発注先の登録をするだけで、その後は発注にかかる手間を省くことができるため、一時的に手間はかかっても導入後のメリットが大きいと言えるでしょう。

受注側の注意点

続いて、受注側の注意点を見ていきましょう。

手間が増えてしまう場合がある

受発注システムを導入すると、受注側の手間が増えてしまう場合があるので注意が必要です。

受発注システムで受注をするには、受注側、発注側双方にインターネット等のネットワーク環境が必要です。

取引先によっては、システム導入環境がない場合もあるため、一部は従来通りの受注処理が残るかもしれません。

取引先によって対応が変わるため、受注処理をする際は多少手間に感じることもあるでしょう。

また、システム導入当初は、受発注システムの使い方がわからないときや、きちんと発注できているかといった取引先からの問い合わせが増えることもあります。

受発注システムの導入時は、これらの事態に対応できるよう用意を進めておくと安心です。

取引先からよく問い合わせがある内容はマニュアル化しておき、慣れるまでは受注確認の連絡をするようにして、取引先が無理なくシステムに慣れていける環境を作りましょう。

導入金額

新たにシステムを導入する場合、初期費用を確認します。

業務のコストカットを図って導入したのに、結局導入コストがかかってしまったということにならないよう注意しましょう。

あわせて、取引先に予算を確認しておくのも大切です。

また、システムを使用する端末を新たに購入することもあるので、そのコストも忘れずに計上しましょう。

導入の簡単さ・導入までのサポート

ここまで触れてきたように、受発注システムの導入時には時間をかけて準備する必要があります。

導入が簡単なシステムであれば、準備にかける時間も少なくて済むでしょう。

受発注システムを導入する際は、現状の運用方法と比較して、どんな準備が必要かも確認しておきたいポイントです。

また、社内の限られた人員で新たなシステムを導入するのは難しい場合もあるでしょう。

導入時に専門スタッフがサポートしてくれると、導入もスムーズで、不明点もすぐに解決できます。

導入時や導入後にどのようなサポートが受けられるかも、事前に確認しておくと安心です。

使いたい機能があるかどうか

現状の受発注業務の課題を解決するために使いたい機能が備わっているかも、導入前に確認しておきましょう。

受発注システムは、各メーカーによって使える機能も異なります。

自社に合った受発注システムを選ぶには、現状の課題を把握するため、受発注業務の担当者から課題を集約しておくといいでしょう。

在庫管理が課題であれば、自動的に発注時期や出荷実績を管理してくれる機能があると、自動的に在庫管理ができるようになります。

受注確認の連絡が手間になっているのであれば、受注処理後に取引先に自動的に連絡がいくシステムが便利です。

コストに見合う機能がついているか、社内の課題と照らし合わせながら検討してみましょう。

月々かかる費用

システムを導入する前に、ランニングコストがどれくらいかかるかも確認します。

かかる費用はシステムによってさまざまですが、削減コストが導入・維持にかかるコストを上回るかどうかを判断基準にしましょう。

操作の簡単さ

複数の取引先が使用することや、受発注の担当者が変更になった時のことを想定し、なるべくシンプルで直感的に操作できるシステムを導入しましょう。

導入時にきちんと設定ができていれば、あとは簡単なデータ入力だけで運用できるものが多くあります。

入力箇所がわかりやすく、受発注内容を確定する前に確認のメッセージが出るものだと、操作も簡単です。

導入前には、メーカーに実際の画面イメージを見せてもらって、簡単に操作できるかどうかを確認しておきましょう。