POSシステムとは？仕組みから機能について解説

POSレジとの違い

POSレジとは、POSシステムを搭載したレジのことを言い、商品を販売した時点で商品情報以外に顧客情報などを登録・管理することができます。
一般的にPOSレジもPOSシステムも意味はほとんど同じですが、両者が完全にイコールという訳ではありません。
 
「POSシステム」はレジやそれ以外の端末に機能を与える「仕組み」を指し、「POSレジ」は「その仕組みを取り入れたもの」を指します。
意味合いは同じでもワードの部分に若干の違いがありますので、今後のために正しく理解しておきましょう。

売上管理機能

POSシステムの中でもっともオーソドックスな機能が、売上管理機能です。
おおよそ全てのPOSシステムに搭載されている機能であるため、売上管理のできないPOSシステムは基本的にはありません。
そのため売上管理機能に関しては、搭載されているか否かよりもその利便性や視認性を比較して、より精度の高いPOSシステムを選ぶのが良いでしょう。

商品管理機能

商品管理機能とは、主に商品情報の管理や発注状況の管理、また在庫管理など商品に関する情報の管理のための機能です。
この機能の有無はPOSシステムの機能性においてとても重要な要素になります。
中でも特に重要なのが在庫管理機能であり。適正な在庫を維持することでキャッシュフローの良い状態を保ち、販売機会の損失を防ぐことも可能になります。

顧客管理機能

システム上で顧客の管理を行うことが可能なPOSシステムもあります。
これは、それぞれのお客様に対してより良いサービスを提供するためにとても重要な役割を果たします。
さらにポイントの管理などまでシステム上で行うことができると、顧客満足度のさらなるアップも期待できるかもしれません。

勤怠管理機能

勤怠管理などの人事的な管理を行うことのできるPOSシステムも存在します。
POSシステムで勤怠管理を行うことで、管理者・従業員ともに業務の効率化を図ることができるため、勤怠管理機能の有無は注目すべきポイントかもしれません。
 
企業成長のためのデータ分析が当たり前になっている現在では、その必要性は大企業だけでなく中小企業にも及びます。
多くの企業が売上拡大やサービス向上のためにデータ分析を行い、結果として成功を収めているのです。
データ分析において手間のかかる部分をPOSシステムに任せることで、とても効率的な分析が可能になるでしょう。

決済機能

今ではクレジットカードや電子マネーでの決済が広く普及する世の中となりました。
クレジット決済の対応している店舗は多いですが、実は2021年の東京オリンピックを踏まえ、「クレジット決済の完全IC化」が求められててきました。
 
これは、クレジットカードによる被害が懸念されているからです。
そうした状況の中で役立つのがPOSシステムであり、レジを通さなくてもパソコンやスマートフォンで簡単に代金の支払いができるようになりました。

売上ジャーナル機能

売上ジャーナルとは、レジの売上データを出力したものです。
原則として売上ジャーナルは店舗側で7年間保管しておくことが義務付けられています。
 
しかし税務署に申請することによって、紙ではなくPOSシステムに登録されているデータをそのまま保管しておくことができます。
またその他にも、売上の確認や商品返却時、レジの打ち間違え等があった場合に、両替操作やキャンセル操作などのレジ操作を記録することが可能です。

ECサイトとの連携機能

これは店舗のデータとネットショップのデータを同期することのできる機能です。
店舗をメインとしてネットショップを運営しているお客さんの場合、POSシステムを導入しているケースが多く見られます。
商品情報、販売情報、在庫情報はPOSシステムを基準として管理するため、ネットショップの情報を連携しておく必要があるからです。

売上分析機能

売上分析機能によって、売れている商品と売れていない商品が判明するため、売れ筋の商品を増やしたり、売れていない商品を減らしたりすることで、売上向上やコストの削減が狙えます。
また、スタッフ別の売上を集計することで新人スタッフの教育にも活かすことも出来ます。
分析を活用したマーケティングを行いたいと考えている人は、一度試しに利用してみると良いでしょう。

ターミナルタイプ

ターミナルタイプのPOSシステムは、コンビニやスーパーなどの小売店の据え置きのレジに導入されます。
レジ専用のPOSシステムのため機能が豊富で、コンパクトなものからカウンターと一体になっているものまで、非常に様々なものがあります。
 
ただ、価格の高いPOSシステムは1台あたりおよそ数十万円かかるので、導入する場合はある程度の予算を事前に用意しておく必要があります。
懸念される点はその価格。最も価格の高いPOSシステムで、1台あたりおよそ数十万円かかります。
定期的に交換しなくてはいけないことを考えても、ここにコストを割くことは避けられないでしょう。
 
＞＞ターミナルタイプのPOSシステムについてはこちら

PCタイプ

PC型のPOSシステムはその名の通り、PCに導入されるものです。基本的にはデスクトップPCに導入され、ノートPCの場合はキャッシュドロアやレシートプリンタなどの周辺機器を接続し、それにPOSシステムをインストールする形で導入することができます。
POSシステムを導入しても、PCは通常通りPCとして機能するため、他所との連絡が頻繁に行われるお店などでは特に汎用性の高いタイプとなっています。

ハンディターミナルタイプ

ハンディターミナルタイプのPOSシステムは小型軽量化されたもので、一般的なのはレシートプリンタが搭載されたものになります。
主に催事や屋外の物販などでの使用や、発注処理での使用が多いです。

スマートデバイスタイプ

スマートデバイスタイプのPOSシステムは、スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスに導入されるものです。
これは近年、導入する店舗が急激に増えているタイプでもあります。
最も低コストで利用でき、機能性も高いことから非常に人気です。

作業・管理の効率化

売上の集計作業や在庫の管理というのは、小売店では必ずしなくてはいけない仕事ですが、これは実は最も時間と手間を要する作業です。本来、売上の集計作業は閉店後に1時間ほどもかけて行なったり、在庫管理が行き届かずに在庫の過不足が出てきてしまったりということが頻繁にあります。
しかしPOSシステムを導入することで、迅速に確実にこれらの作業を行うことができるようになります。
 
POSシステムでは売上の集計作業は自動で行われるため、表示される金額と現金を照らし合わせるだけで完了することができます。
さらに、商品が販売された時点で在庫のデータに反映されるため、在庫管理も非常に簡単に行うことができるようになるのです。

データに基づいたマーケティング

近年のPOSシステムは機能性が向上しており、ABC分析などの分析機能を実装しています。これにより、集計したデータをマーケティングや在庫管理などに活用することができます。
 
もしくは、POSのデータ分析システムとの連携によってさらに高度な分析を行うことも可能になります。
ビッグデータの活用が重要であるということは常識になりつつあり、小売店を展開している企業などでは積極的にPOSデータの分析をしていく動きが強くなっています。

会計システムとの連携

POSデータと会計システムは連携することができ、それによって経理の業務の効率も高めることができます。
ただし、導入するPOSシステムによって会計システムとの連携の可否が分かれるため、あらかじめ確認しておく必要があるでしょう。

顧客満足度の向上

POSシステムを導入ことでレジ作業にかかる時間を大きく削減することができ、また作業ミスも減らすことができます。
これによってお店のお客様もストレスなく買い物をすることができ、顧客満足度の向上を図ることができます。

キャッシュレスに対応

POSシステムによって内容は異なりますが、大半のPOSシステムではキャッシュレス決済ができるようになっています。

クレジット決済はもちろん、タッチ決済やバーコード決済などにも対応可能です。

新型コロナ感染症対策を念頭に置いて、現金にできるだけ触れたくないという人もおり、キャッシュレス決済を好む顧客が増えているのも事実です。

また、現金の取り扱いが減ることで、閉店後の現金集計の時間を短縮でき、さらには防犯対策にもつながるでしょう。

多様な環境にも対応できる

先ほど紹介したように、POSシステムは様々なものに導入できます。

ターミナルタイプはもちろん、パソコンやタブレット、ハンディータイプなどがあるため、機器の種類を選べば、多様な環境に対応できるというメリットがあるでしょう。

たとえば、キッチンカーや催事のイベントなどでは、ひと昔前だと、現金でしか対応できないこともありました。

しかし、スマホにPOSシステムを導入したPOSレジや、ハンディータイプのものを活用することで、キャッシュレス決済ができるようになっています。

小型化すれば、どんな場所でも利用できるようになり、お店側も顧客側も利便性がアップするでしょう。

人的ミスの削減

お仕事を続けていると人的ミスというものがどうしても出てきます。
「人的ミスは仕方がない」と思うかもしれませんが、積み重なる影響というのは大きく、場合によっては売上低下に繋がってしまう恐れがあります。
 
しかし、POSシステムを導入することによって、予約や注文、レジや倉庫など、業務上のあらゆるものを自動化することができるので、ヒューマンエラーを未然に防ぐことが可能です。

複数の店舗のデータの一元管理

POSシステムは各店舗の売上をリアルタイムに集計するシステムを搭載しています。
店舗にいなくても複数の店舗の売上日報や在庫情報を確認できるので、多店舗経営の一元管理に大きく役立てることができます。
 
＞＞POSシステムのメリットの詳細はこちら

欲しい機能があるか

様々な機能が搭載されたPOSシステムの方が、便利だと感じる人もいるかもしれません。しかし、実際に使う機能がなければ意味がありません。

確実に使う機能があり、さらに、あると便利な機能が搭載されているシステムかどうかを確認しましょう。

POSシステム導入の目的を考えてから、選ぶと良いかもしれません。

初期費用や運用コストを考える

POSシステム導入には、機器の購入や運用コストなど様々な費用がかかります。

たくさんある機能が本当に必要なものなのか、初期費用や運用コストが自分のお店の経営上見合っているのかを確認しましょう。

扱いやすいものを選ぶ

POSシステムは、従業員を含め多くの人が利用します。

誰もが使いやすいものを選ばなければ、仕事に支障をきたす恐れもあります。

操作が簡単で、誰でも簡単に使えるタイプのものを選びましょう。

POSシステムの導入例

POSシステムは居酒屋やレストラン、コンビニやアパレル店など、あらゆる現場で導入効果を発揮します。

例えば居酒屋やレストランの場合、注文や会計を自動化することができますし、コンビニやアパレル店の場合、商品が購入される度に購入の時間帯や購入した個数などをリアルタイムで確認することが可能です。

業務上のあらゆるものを効率化できるのは勿論、ヒューマンエラーの抑止や労力の削減に役立てられるのがPOSシステムの大きな強みと言えます。