POSシステムとはレジ機能がついたシステムのことであり、主に販売管理を行うために利用されますが、
近年はこのPOSシステムを使った在庫管理にも注目が集まっています。
本記事ではそんなPOSシステムによる在庫管理について、メリットやデメリット、運用のポイントを解説します。
目次
POSシステムが持つ在庫管理機能
一般的にPOSシステムが持つ在庫管理機能には以下のようなものがあります。
棚卸・在庫管理機能
データ上に記録された理論在庫と、倉庫や店舗にある実在庫の照合をサポートする機能です。
棚卸・在庫管理機能を使えば、そうではない場合に比べてスピーディーかつ正確に理論在庫と実在庫の差をチェックすることができます。
チェック方法としては、商品のバーコードをスキャンすることで実在庫の数量をカウントする方法が一例です。
また、設定した数量に合わせて在庫切れを知らせてくれる機能が備わったシステムもあります。
店舗間の在庫移動機能
店舗間の在庫移動を行う際の依頼や処理をサポートする機能です。
例えば商品が欠品した際に、他店に対してスムーズに在庫移動を依頼することができるようになります。
また、在庫がある店舗の把握や依頼後の入出庫処理もこの機能によってやりやすくなります。
在庫履歴記録機能
在庫移動の履歴が表示される機能です。
例えば入荷・店舗間移動・販売などを行った日や数量などの履歴を時系列に沿って確認できます。
また、商品ロスが発生した際には、ロスした商品や数量、原因などを登録することで、その履歴の表示・検索も可能です。
受発注・入出荷履歴管理機能
商品の受発注や入出庫の在庫を記録して履歴に残し、追跡できる機能です。
この機能により在庫の変動をリアルタイムで追跡すれば、品切れや過剰在庫のリスクを減らすことができます。
POSシステムによる在庫管理のメリット
POSシステムを利用した在庫管理には以下のようなメリットがあります。
業務を効率化できる
POSシステムを利用すれば、商品の入出庫や移動により変動する在庫のデータ更新が自動的に行われ、データ入力の手間を省けます。
また、時間がかかる作業の1つである棚卸しも、バーコードをスキャンするだけで在庫確認できるようになるなど、全体的な業務効率化を図れます。
在庫切れを防げる
POSシステムにより正確な在庫データをリアルタイムで把握できるようになれば、在庫の過不足を減らすことができます。
特に深刻な在庫切れに関しても防止でき、顧客の満足度向上につながります。
経費を削減できる
業務が効率化されれば、その分作業に必要な人手が減ります。人員の配置を見直すことで、人件費を削減することも可能です。
また、従業員個人の判断に頼らず、データによる正確な在庫数を把握できることから商品の無駄な発注を防ぐこともでき、そうした経費の削減にもなります。
売上データを分析できる
POSシステムに記録された在庫履歴や受発注・入出荷履歴などを活用すれば、
売上が上がる時期や新商品の売れ行きなどを調べる一助になります。
こうしたデータ分析を、今後の課題の把握や売上向上につなげることが可能です。
POSシステムによる在庫管理のデメリット
POSシステムを利用した在庫管理にはもちろんデメリットもあります。
デメリットまで把握したうえで導入を検討し、運用上の対策や工夫も考えておきましょう。
停電時にシステムが止まる恐れがある
POSシステムを利用するにはインターネットと電気が必要になります。
このため、台風や地震などの災害で電気が止まってしまうと、POSシステムも利用できなくなります。
万が一の際に混乱しないためには、別途大まかな在庫記録をつけておくなど日頃の対策が重要です。
慣れないうちは運用しづらい
POSシステムに限った話ではありませんが、新しい仕組みを導入したばかりの頃は運用に慣れておらず、
かえって作業に遅れが発生してしまう可能性があります。
特にシステム系は高齢の方をはじめ苦手意識を持つ方も多いです。
丁寧なマニュアルを用意したり、研修を実施したりしてスタッフ全員がある程度システムを利用できる環境を整えましょう。
初期費用が高額
POSシステムの導入には大きな初期費用がかかります。コストに余裕がなければ、なかなか導入に至ることはできません。
またインターネット環境を整えたり、スタッフを教育したりするなど、運用を始めてからも費用が必要になります。
こうした費用がかかることを念頭に置き、それでもメリットのほうが大きい場合に導入を決めましょう。
POSシステムで在庫管理をする場合のポイント
POSシステムで在庫管理をする場合の運用のポイントもご紹介します。
まず、何らかの事情でシステムを使用できない時を想定し、
代替手段を用意しておくことが大切です。
デメリットの章で解説した通り、POSシステムは電気がなければ利用できません。また、システムエラーが起こる可能性もゼロではないでしょう。
一時的にでもシステムを利用できなくなれば作業が滞り、業務に支障が出る恐れがあるため、代替手段の用意は欠かせません。
例えば定期的に在庫のデータをプリントアウトしておいたり、
UPS（無停電電源装置）を導入することで停電中でもシステムが稼働し続けるように対策しておいたりすると良いでしょう。
もう1つ、データが正確であるかどうかを定期的に確認することもPOSシステムの利用にあたって重要です。
データミスが生じにくいとはいえ、使用する人次第ではまったくないわけではないため、確認を怠ると気づいたら
理論在庫と実在庫に大きな差があったという事態が起こり得ます。
ミスがあった場合に早めに気づくために、定期的なチェックが求められます。
POSシステム以外で在庫管理をする方法
ここまでPOSシステムによる在庫管理について解説してきましたが、費用面や運用面の問題で導入が難しいというケースも少なくありません。
そこで、POSシステム以外で在庫管理する方法を3つご紹介します。
管理システムを使う
必要な機能が備わっていれば、POSシステム以外の管理システムを使った在庫管理も可能です。
例えば近畿システムサービスが提供する店舗管理システムは、手軽にパソコン１台からの導入が可能。
POS売上管理、仕入管理、在庫管理、棚卸管理といった基本機能以外に、顧客管理、売掛管理、発注管理などの機能を拡張することができます。
このような在庫管理の作業負担を減らす管理システムの導入もおすすめです。
Excelを使う
多くのパソコンにインストールされているExcelは、使ったことがあるという方も多く、比較的操作しやすいです。すでにインストールされているようであれば、追加コストも必要なく費用面の負担も少ないと言えます。
ただし、情報を更新するためには手入力する必要があるため、ヒューマンエラーが起こりやすいのが難点です。理論在庫と実在庫の数値が合わないといったトラブルに、より注意を払って使わなければなりません。
在庫管理表を使う
手書きでデータを記録する方法です。デジタル化が進んだ今でも在庫管理表を使用しているケースは多く、難しい操作もないため、誰もが簡単に記録をつけられます。
ただし作業効率が良いとはいえず、ミスのリスクも少なくありません。また、リアルタイムで情報共有ができないため、複数店舗で各データを参照しにくいなど、活用の幅が制限されます。
まとめ
本記事ではPOSシステムによる在庫管理について、メリットやデメリット、運用のポイントを解説しました。
POSシステムによる在庫管理は業務の効率化や在庫切れの防止、経費の削減など様々なメリットがあります。
一方で慣れるまでは運用しづらい、初期導入費用が大きいなどのデメリットもあるため、導入は慎重に検討しましょう。
他のシステムと比較し、より店舗に合ったものを導入することも在庫管理の負担軽減には大切です。
近畿システムサービスが提供する店舗管理システムは必要に応じて機能を拡張することができ、在庫を含めた総合的な店舗管理をサポートします。店舗管理を一括で行えるシステムをお探しの場合におすすめです。
導入をご検討いただける場合は、お問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。
