販売業やサービス業で物品を仕入れる企業では、仕入管理業務が必須です。
しかし仕入管理の業務は工程が多く、同じ部署の社員が担当せずにさまざまな部署を介して行われることもあります。
そこで発生しかねないのが、ヒューマンエラーや発注のミスなどです。
発注ミスで在庫過多になってしまうと、企業の損失にも繋がりかねません。
ではどうすれば仕入管理のミスを防ぐことができるのか、この記事では仕入管理の方法や改善策までを詳しく説明していきます。
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目次
仕入管理とは？
仕入管理とは販売における管理業務の一環で、仕入の際に行う一連の業務です。
見積もり依頼や購買契約の締結、発注や納品作業など、物品の仕入に関わる業務を総じて仕入管理と呼びます。
仕入管理の方法
仕入管理には、Excelでの管理方法とシステムを利用した管理方法があります。
商品やサービスの数が少ない場合は、紙媒体を使って手作業で管理するケースもあるでしょう。
仕入管理の目的
仕入管理は適切な発注と仕入によって、在庫を適切に維持するために行います。
会社の規模によっては、部署や係をまたいで仕入業務が行われるケースも。
部署間の認識違いによって「大量の在庫を抱えてしまった」とならないためにも、Excelやシステムを使って一本化することが重要です。
また、仕入業務は工程が多いため、人的ミスや取引先とのトラブルを抑制するという目的もあります。
ときには無駄な物品が納品され続けていないか、仕入の周期に問題はないかなどを見直す必要もあるため、仕入管理は必要不可欠です。
仕入管理業務でよく使われる用語
仕入管理では、普段あまり聞きなれない用語がいくつか使われるので紹介します。
・上代（じょうだい）…販売価格、定価のこと
・下代（げだい）…仕入の原価、卸値のこと
・掛け…物品代金を後日支払うこと
・掛け率…販売価格に対する仕入原価の割合
・受注残…発注済みだが未納品のもの
・仕入台帳…仕入に関する記帳を行っている帳簿
仕入管理の業務と流れ
仕入管理は基本的に、以下5つのプロセスで行われます。
見積もりを発行してもらう
はじめに仕入れたい物品の個数や納期を示して取引先に見積もりを依頼します。
初めて取引をする相手や新たな物品を仕入れる場合に必要となる業務です。
購買契約を結び発注する
見積もりを確認して取引を決定したあとは、取引先と購買契約を交わします。
売買契約とも呼ばれ、契約による双方の意見相違などを回避するために必要不可欠な行程です。
主に、購買契約内容や契約期間、支払期日や方法の設定、解約条件などを決定して契約を結びます。
次に行うのが、取引先に対して注文書を作成し物品を発注する作業です。
設定された納期を確認し、店舗や作業スケジュールと照らし合わせて、前もって発注業務を行いましょう。
入庫された商品を検収する
納品日に入庫された物品は、なるべく早めに検収・検品作業を行い問題がないかを確認します。
検収の際は以下のことを確認するようにしましょう。
・商品の種類や数量に誤りがないか
・品質に問題はないか
・破損や不良品はないか
・納期が守られているか
検収・検品のチェックシートを作成しておくと、この業務はスムーズにミスを防ぎながら行うことができます。
確認後は、受領書や検収書を発行して確認印を押しましょう。
帳簿に詳細を残す
入庫と検収が終わったあとは、仕入伝票を作成します。
作成した仕入伝票は「適切に入荷が行われた証拠」となるので、経理担当に渡して報告しましょう。
経理担当者が仕入伝票をもとに帳簿へ記帳すれば、自社の在庫として管理されるようになります。
ここまで終わった時点で、納品完了です。
代金を支払う
最後に代金を支払う必要があるので、請求書の発行を依頼します。
納品が完了した商品に対する、受領書や検収書を取引先に提出して、請求書の発行を促します。
請求書を受け取り、契約通りに支払いを行えば取引の一連の流れは完了です。
受領書や請求書の発行と支払いに関しては、月末や締め日にまとめて行うケースもあります。
必ず、購買契約書に基づいて滞りなく支払業務を行うようにしましょう。
Excelで仕入管理を行うメリット
流れが理解できたところで、次に仕入管理方法の詳細を確認します。
まずはExcelによる仕入管理方法のメリットを見ていきましょう。
知識がなくても簡単に管理ができる
Excelなら基礎的なパソコンスキルがあれば使用できるため、専門的な知識がなくても簡単に管理を行うことができます。
属人化しにくくなる上、新人にも教えやすいのがメリットです。
データを共有しやすい
共有フォルダにExcelファイルを格納しておけば、社内共有が容易に。
ただしデータの破損や紛失に備えて定期的にバックアップを行ったり、保護機能を利用したりするなどの工夫も必要です。
数式を活用して効率的に管理できる
Excelの関数を活用すれば自動計算や自動入力、集計などが効率的に行えます。
計算や入力ミスの軽減にも繋がるので、Excelによる仕入管理の際は数式の利用がおすすめです。
Excelで仕入管理を行うデメリット
Excelによる仕入管理のデメリットは以下の通りです。
データが増えるとPCの動作が重くなり作業効率が低下する
仕入管理のデータが増えるとパソコンの動きが重くなり、ファイルを開くまでに時間がかかってしまう可能性があります。
さらにフリーズを起こす可能性もあるため、作業効率が低下してしまうのが懸念点です。
商品や拠点の数が多いと管理が難しい
仕入商品や拠点数が多いと、管理する量も増え複雑になるため、Excelで全て管理するのは難しくなる可能性があります。
Excelにももちろん検索機能はあるものの、データ数が多いと検索に時間を要するため注意が必要です。
トラブルが発生すると復元や対応に時間がかかる
数式を活用することで入力ミスは軽減できますが、間違えて入力すると関数が崩れてしまったりエラーが出たりする可能性があります。
ヒューマンエラーによるトラブル発生時は、復元や対応に時間がかかるということもデメリットになるでしょう。
仕入管理を行う上での課題
ここでは、仕入管理を行う上でのよくある課題について確認します。
課題をクリアできるよう、どんな問題が起こりやすいのかをチェックしておきましょう。
発注や仕入ミスが生じるリスクがある
拠点が多い事業所で仕入管理を行う場合、不特定多数の人が管理業務に携わるとヒューマンエラーによるミスが起こりかねません。
特にExcelを使って仕入管理を行う場合は、エラーに気付きにくく、気付いたとしてもそもそもどの取引においてエラーが発生したのかを発見することも大変です。
発注量を誤ってしまい過剰に在庫を抱えれば、会社にとっても大きな損害となります。
業務効率が低下するリスクがある
仕入管理作業は複雑になればなるほど属人化しやすいため、担当者が不在のときや退職した場合は一気に業務効率が低下するリスクがあります。
拠点数や取り扱う商品数が今後増える予定があるなら、早めに対策を練っておくことがおすすめです。
改善方法
では、仕入管理業務を効率化し、リスク回避するにはどうすればいいのでしょうか？
システムを導入して自動化する
仕入管理業務は、販売管理システム等を導入して自動化することで、発注ミスやヒューマンエラーなどのリスクを軽減できます。
仕入管理以外にも販売管理や在庫管理、売上の可視化などを簡素化できるので、仕事効率がアップするでしょう。
仕入の方法を見直す
仕入の方法には、大量仕入・集中仕入・随時仕入の3種類があり、仕入方法を見直すことで、仕入管理の改善に繋がる可能性があります。
例えば、1つの拠点にまとめて仕入する集中仕入にすることで、拠点ごとの管理リスクを軽減し、ミスを抑制できるかもしれません。
自社に合った仕入方法を見出せば、きっと改善の糸口が見えてくるでしょう。
システムを選ぶときのポイント
仕入管理を効率化、リスク軽減するためにシステムを導入しようと考えたときは、以下の選び方のポイントを意識してみましょう。
課題解決に必要な機能がそろっているか
まずはどんな業務を効率化したいのか、どんなミスを減らしたいのかなど、システム導入の目的を明確にしましょう。
その上で、複数のシステムを比較して課題解決に必要な機能が備わっているかどうかをチェックして選びます。
幅広い仕入管理業務を行えるか
今回紹介したように仕入管理業務にはさまざまなフローがあります。
システムを選ぶときは、それぞれの業務を効率よく行えるかどうかを重視しましょう。
例えば発注書の作成や受注業務の自動化など、システムによっていろいろな機能があります。
使いこなせる操作性であるか
せっかく高機能なシステムを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。
使いやすさやマニュアル、サポート体制がしっかりしているかなども考慮した上で、システムを選ぶのがおすすめです。
自社に合っている提供形態（オンプレミス型・クラウド型）であるか
システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型とは独自のカスタマイズができるシステムのこと。
インターネットを介さずに使用するため作業がサクサク進みやすい一方で、導入のためには初期コストがある程度必要になるのが特徴です。
クラウド型はインターネットを使って管理するタイプのシステムなので、ネット環境さえあればすぐに使用できます。
初期費用が安く済む一方で、月額料金が必要になる場合が多いためランニングコストがかかることを覚えておいてください。
それぞれの特徴を踏まえて、自社に合ったものを選択しましょう。
まとめ
仕入管理は販売業務を行う企業にとっては必要不可欠です。
ただし作業フローが多く、拠点数や商品数によっては複雑になってしまいさまざまなリスクを抱えてしまいます。
それをクリアするには、システムを導入して簡素化・効率化を図るのがおすすめです。
ぜひ自社に合ったシステムを見つけて、仕入管理業務のミスや在庫過多のリスクなどを軽減しましょう。
