棚卸しは企業にとって、大切な管理業務です。
しかし、人手や時間を取られ、社員の負担となりミスに繋がってしまうことも起こりがちな業務でもあります。
このような理由から「もっと効率化できれば」と思われている管理担当者は多いのではないでしょうか。
本記事では、棚卸しに時間がかかる理由を解説し、効率化におすすめの手法と必要なツール、ミスを減らす方法をご紹介しています。
棚卸しを効率化する際に、ぜひお役立てください。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
棚卸しとは
在庫や備品など、企業が保管している資産を「棚から卸して」数え、帳簿の記録との差異を修正する作業のことです。
棚卸しを行う目的
棚卸しは、企業が持っている物品の総量を正確に把握することが目的ですが、ただ在庫数を把握するだけの作業ではありません。
在庫は「棚卸資産」とも言い、それを把握することで原価や利益が決まります。
したがって、棚卸しは経営面に置いても大切な管理業務なのです。
棚卸しに時間がかかる理由
そもそも、何故棚卸しは時間がかかってしまうのでしょう？
一般的な手順に沿って、原因を解説していきます。
準備期間のタイムロス
まずは棚卸しの準備からスタートです。
大勢で行う棚卸しは、みんなで足並みを揃えて行わなければならないため、棚卸し日の決定、関係部署へ共有、人員確保や棚卸箇所の分担、棚卸し表の作成など、準備の段階で、複数の工程があります。
部署間で忙しいタイミングが異なる場合、人員が確保できず、日程を調整するのにも時間がかかるかもしれません。
実施期間のタイムロス
棚卸しの準備ができたら、次は実際に棚卸しをしましょう。
各担当者が棚卸し表に沿って在庫の数量、評価を棚卸表に記載します。
在庫数によって棚卸しの時間は異なりますが、時間がかかってしまう原因はリストにある物品を「探し出せない」ことにあります。
社内で物の位置のルール化、こまめに棚卸しを実施するなどすると改善されるでしょう。
集計期間のタイムロス
棚卸ししたら、最後に集計作業です。
棚卸し表を回収、集計し、差異がないか確認します。
差異が起こった場合、間違いのあった箇所を確認しなければならず、時間がかかってしまうでしょう。
棚卸しの効率化におすすめの手法
さまざまな要因で、時間がかかってしまう棚卸し。
ここでは効率化するための手法やツールについてご紹介します。
目印をつける
棚卸しを効率化させるために、実施した商品はシールなどで目印をつけておくとよいでしょう。
棚卸しの実施は、通常2段階に分けて行います。
1次作業は、担当エリアの物品を確認し、リスト情報と照らし合わせていきます。
次に、残った不明品や見当たらなかった物品を探し出し、リストと照合していく作業が2次作業です。
実は、この2次作業に時間をかけてしまっているケースが多くあります。
1次作業で見つからなかった物品を探すのは難しく、見つけられても1次作業で確認したものか判断できず、さらに確認をしなければならないからです。
より棚卸しを効率化するために効果的なのが、確認した物品の管理ラベルにシールで目印をつけることです。
そうすると、2次作業の際にはシールを貼っていない物品だけを調べればよいので、棚卸しがよりスムーズに進みます。
リストの物品全てにシールが貼られたら、終了です。
また、前回行った棚卸しと区別するために、シールの色は毎回変えておきましょう。
管理ラベルにチェック欄を作る
シールを貼る方法を応用して、管理ラベル自体にチェック欄を作ることもおすすめ。
枠を多めに作っておくと、どの時期の棚卸しで確認されたか一目瞭然です。
リストに画像を添付する
棚卸しリストに、品名や品番などの文字情報のみの場合、管理ラベルを確認しなければならず、すぐに該当物品を見つけることができません。
しかし、棚卸しリストに画像を添付しておくと、パッと見ただけで特定でき、探す時間を短縮することができるのです。
作業手順を見直す
棚卸し作業が終わった後、担当スタッフ間で作業手順や実地方法を見直します。
ポイントは、棚卸しのリスト制作、実地・確認作業、結果の集計、台帳への結果反映の4つの作業に分けて考えることです。
それぞれの作業を振り返り、より効率化できる点はないか見直していきましょう。
例えば、「管理ラベルが全ての物品に貼られていない」など、管理をする上での問題が見つかるケースもあります。
少し時間はかかりますが、実際に行ったスタッフ同士の意見が、次回の棚卸しの効率化へと繋がるのです。
棚卸しのミスを減らすには
人間が一つ一つ数えなくてはならない棚卸し、どうしてもミスが起こってしまいがちです。
しかし、せっかく集めた情報も正確性がなければ、棚卸しをする意味がありません。
最後に、より正確性を上げることができる方法を4つご紹介します。
二人一組で作業を行う
一人で棚卸しを実施する場合、細かなミスに気付かないケースが多いです。
二人一組で作業を行うことによって、数字や個数の見間違いや、入力ミスなどにも気付きやすくなります。
人員に余裕があれば、二人一組での作業が好ましいでしょう。
在庫の状態をチェックする
数を数えるだけでなく、在庫の状態を合わせてチェックします。
倉庫などで保管している際に、汚れや破損があると商品の価値は下がり、売り物になりません。
売り物にならない商品は数に含めないようにしましょう。
役割分担でチェックを増やす
役割分担でチェックを増やすこともおすすめです。
棚卸しを実施した人が、台帳へ入力作業も行うと、一度記入した内容を再度入力することになります。
そうすると、作業が機械的になってしまい、ミスを見逃しやすく、それを指摘する人がいないことも問題です。
作業をする際には、棚卸し実地者と台帳作業担当者とに分かれ役割分担をしましょう。
そうすることで、台帳作業担当者のミスがないかチェックをしながら入力することができます。
在庫管理システムの導入
膨大な量を管理しなければならないが、棚卸しに時間や人員をかけたくないという企業には、在庫管理システムの導入をおすすめします。
在庫管理システムを導入することで、正確な数値が確実にわかるのはもちろん、棚卸しの煩わしさから解放される点も魅力ですよ。
まとめ
棚卸しは正確性が求められる一方、多くの人材と時間が必要なので、効率化を図りながら取り組まなければ、企業の損失にも繋がります。
次に棚卸しをする際には、今回ご紹介した効率化する方法を参考に、取り組んでみてください。
また、棚卸しに纏わる悩みをすぐに解決できるのが、「在庫管理システムの導入」です。
是非ご検討ください。
