少し前までは、タイムカードを打刻したり出勤簿に記入したりして、勤怠管理を行うことが一般的でした。しかし、タイムカードや出勤簿のように人を介して記録すると、不正が行われることも。
勤怠管理システムを導入して、インターネット上で管理する方式をとる企業が増えています。
今回は今さら聞きにくい勤怠管理システムの概要やメリットなどについて考えていきましょう。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、勤怠管理をサポートするシステムのことをいいます。
何時に出勤や退勤をしたのか、残業時間はどれくらいなのか、休暇申請の状況などを把握することが可能です。勤怠管理システムでは、単に労働時間を記録するだけでなく、記録した内容を集計してくれます。
また勤怠管理システムへの入力は、パソコンへのログインを基準にしたり、生体認証で行ったりするものもあります。
勤怠管理はなぜ必要？
そもそも勤怠管理はなぜ必要なのでしょうか？
答えは、労働時間に合わせて賃金を支払うため、残業時間の管理をするためなどがあります。
どれだけ働いたのかがわからなければ、適正な給与を支払うことができません。保険料や税金の支払いも正確に把握できないでしょう。
勤怠管理は、労働環境を整えるためにも重要です。勤怠管理があやふやだと、残業をたくさんしているのに残業代が支払われない、労働基準法で定められている残業時間を大幅に超えて勤務し、健康被害が出るなどの悪影響が考えられます。
そうすると、その企業で働きたいと思う人が減ることはもちろん、世間的にもブラック企業という印象を与えかねません。勤怠管理は、仕事における基本的なことで、必ず行わなければならないとても重要な作業なのです。
勤怠管理の方法
ここからは、実際に利用されている勤怠管理の方法について紹介します。
最近はあまり見かけない勤怠管理方法もありますが、この機会にどういった方法があるのか知っておきましょう。
タイムカード
タイムカードは、名前の通り、カードに時間を記録するものです。レコーダーにカードを入れるだけで、レコーダーに表示されている時間をカードに刻印してくれます。
シンプルでわかりやすい方法ですが、従業員が多くなると、労働時間の集計にミスが起きたり打刻忘れが起きたりする可能性があるでしょう。
IC・指紋認証
ICカードや指紋認証による勤怠管理も可能です。専用のリーダーにICカードをかざして、出勤や退勤の時間を記録します。
指紋認証の場合は、指紋を使ってその人を特定して労働時間を記録します。一見すると、「タイムカードと同じなのでは」と思う人もいるかもしれません。
しかし、ICカードや指紋認証で記録された労働時間は、最終的に集計まで行ってくれるため集計にミスが生まれにくいのが特徴です。
また、ICカードや指紋認証ということで、本人以外の人が代わりに打刻することが難しくなり「なりすまし」を防げるでしょう。
Excel表
Excel表で勤怠管理する方法もあります。
フォーマットを作っておけば入力するだけなので、とても簡単で、さらにはコストもほとんどかからないでしょう。
ただフォーマットが壊れてしまったり入力間違いがあったりすると、集計の数字が合わないなど修正作業が増える可能性があります。
出勤簿
Excel表と同じようなものですが、出勤簿で管理する方法もあります。
出勤した、退勤したということはわかりますが、何時に出勤や退勤をしたのかまでは把握できません。
もちろん、出勤簿に時間を記入すれば良いですが、不正が起こりやすくなる可能性があります。
自己申告
Excel表や出勤簿と似ていますが、自己申告というケースもあるようです。
自分が何時に出勤や退勤をしたのかを報告します。勤務日数が多くなると、把握するのが大変になり、不正が起こりやすいでしょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、インターネット上で出勤・退勤時間を把握し、集計してくれるシステムです。
休暇を取得したいときや残業したいときは、勤怠管理システムを通じて申請をすることで、上司までスムーズに連絡がいき、管理もしてくれます。
勤怠管理システム導入がおすすめの理由
勤怠管理システム導入がおすすめの理由は、大きく3つ考えられます。不正防止や業務の効率化、労務管理です。
人が記入すると、どうしても不正が起きたり間違いが起きたりします。システムを導入すれば、不正がしにくくなり、業務効率もアップするでしょう。
また、不正がしにくくなるということは、労務管理がきちんと行え、労働環境が整い、社員の仕事へのモチベーションアップも期待できます。
勤怠管理システム導入のメリット
最後に、勤怠管理システム導入のメリットについて考えていきましょう。
どこからでも勤怠が管理できる
基本的には、会社のパソコンから出勤の入力などを行いますが、勤怠管理システムによっては、会社にいなくても入力が可能です。
たとえば、スマホと勤怠システムを連携させておけば、出張先でスマホを使って勤怠管理システムに入れます。
テレワークや営業先などで社外にいる場合でも、どこにいても勤怠管理ができるようになるでしょう。
申請管理が簡単
システムを導入すれば、月末の集計も自動でしてくれます。そのため、時間計算のミスが起こりにくくなるでしょう。
また、休暇申請や残業申請もシステムを使って申請ができるため、「休暇申請はこの書類に記入しなければならない」などの必要がなくなり、システム内で一元管理できるようになります。
労働環境の改善に役立つ
勤怠管理システムを使えば、不正に入力することが難しくなるため、労働環境の改善に役立つでしょう。
残業時間のチェックも簡単にできるので、労務を管理する人や管理職の業務効率がアップするメリットもあります。
法改正に柔軟に対応
たとえば、システムを導入していなければ、法改正が行われたことやその内容を従業員に周知し、記入に際しての注意点なども広報しなければいけません。
また変更したことで、ミスが起こることも。勤怠管理システムであれば、システムを更新すれば良いだけなので、スムーズに対応できるでしょう。
まとめ
勤怠管理は、仕事を行う上でとても重要な作業といえます。
従業員や管理者の仕事をできるだけ最小限に、そして適正に行うには勤怠管理システムの導入がおすすめです。
システムを導入することによって、労働環境が整備されるだけでなく業務効率もアップするでしょう。
自分の会社には、どういったシステムが必要なのかをチェックした上で、最適の勤怠管理システムを選ぶようにしてください。
