在宅勤務日の増加など、従来のように「顔を突き合わせて書類を確認する」ことが難しくなっている昨今、電子署名や電子印鑑を用いた文書のやりとりをする機会が増えましたよね。
しかし、その特徴や利用方法について詳しく知っている方は、実際少ないのではないでしょうか？
今回は、PDFファイルにも署名・捺印ができる電子印鑑・電デジタルでの署名の子署名について紹介します。
無料でも利用できるツールや、メリットも併せてお伝えしています。
近畿システムサービスは、店舗のトータルな提案を行うシステム開発会社です。免税システム、RFIDソリューション、電子署名等、多くの業種システムの開発実績がありますが、特に流通関連のシステムでは多数の実績とノウハウがあります。
目次
電子署名とは
電子署名とは、紙文書でのサインや印鑑と同じ役割を持つ、デジタルでの署名のことです。
紙文書は、サインや捺印があることにより、その文書が原本であることを証明します。
しかし、PDFファイルなどの電子文書には手書きのサインや捺印など直接手を加えることが難しいという特徴があります。
この点を解消するのが電子署名で、電子化された文書に電子署名を行うことで、内容の改竄がないことや、文書の正当性を証明できるものです。
電子署名を利用する前に、利用方法や利用する際の注意点を知っておきましょう。
電子署名の利用方法
電子署名が正当なものだと保証するためには「電子証明書」を付与します。
電子証明書とはリアルの世界における身分証明書を指し、電子認証局と呼ばれる第三者機関によって発行されるものです。
電子証明書には印鑑の印影のほか、認証局や証明書の有効期限などが含まれるため、電子文書への署名が原本であることを証明できるのです。
そのため、今後電子文書でのやりとりを予定している方は、電子署名と電子証明書の両方を取得しましょう。
電子署名の注意点
電子署名を利用する際には、次の2点に注意しましょう。
1つは、電子署名は複製が容易なため、偽造できてしまう点です。
これについては、先ほど述べた電子認証局による電子証明書を付与することで解決可能です。
もう1つは、取引先などが電子署名に対応しているかを把握しておくことです。
これまで紙ベースで書類を取り交わしてきた場合、そのルールやシステムが変更されることとなるため、事前に告知などが必要となります。
電子印鑑とは
電子印鑑とは、パソコンで使用できる印鑑のことを指します。
電子印鑑には紙に押した印鑑の印影をそのまま画像にする方法と、印鑑の使用者および捺印した時間の情報などのデータを組み込んだものがあります。
電子印鑑の利用方法
電子印鑑を利用する際は、専用ソフトなどを活用して電子文書に捺印します。
前述したとおり、電子印鑑には2種類ありますが、それぞれ利用シーンに合わせて使い分けましょう。
例えば社内で回覧する書類なら印影をそのまま画像にしたものを使い、重要書類などに社印として捺印する場合は電子印鑑の識別情報が含まれるものを使うようにしましょう。
電子印鑑を使用する際の注意点
印影をそのまま画像にしたタイプの電子印鑑だと、誰がいつ捺印したのかという情報が含まれていないため、容易に改竄できてしまいます。
本人になりすまして悪用されてしまう危険性が高まりますので、社内のみで使うなど、限られた範囲内でのみ使い、取り扱いには注意するようにしましょう。
電子印鑑・電子署名は無料で利用可能
「電子印鑑・電子署名は有料サービスなのでは？」と考える方も多いかもしれませんが、中には無料でも利用可能なサービスはあります。
ここでは、無料の電子印鑑・電子署名サービスについて、電子印鑑・電子署名を導入するメリットも併せて紹介します。
専用のソフトで印鑑・署名を作成
電子印鑑・電子署名は、アドビ株式会社が提供している「Adobe Acrobat DC」もしくは「Adobe Acrobat Reader DC」のツールを使うと簡単に作成可能です。
電子印鑑は、「スタンプツール」という機能を使い、捺印箇所を選んで捺印し、相手側に送信します。
電子署名については、送信者がデジタルIDを使用し電子文書（PDF）に署名したものを、受信者で読み込むだけでOKです。
また、ウェブ上で電子印鑑・署名が無料で利用できるものも複数ありますので、自身や自社にフィットしたものを選んでくださいね。
ペーパーレスで簡単に契約手続きができる
電子印鑑・電子署名を導入するメリットの1つに、ペーパーレスがあります。
これまでのようにわざわざ紙で出す必要がないため、省資源化も実現できるでしょう。
それだけではなく、契約書など重要書類にも利用可能なため、これまでのように顔を突き合わせて実物の印鑑を押す必要がなく、業務の効率化にもつながります。
情報の改竄を防止できる
万が一、サイバー攻撃などを受けたときも、強固なセキュリティを施した電子印鑑・電子署名を付与することにより、電子文書の改竄や情報の漏洩を防ぐことが可能です。
電子文書に対して正当性などを証明したいときは、電子認証局などから発行される電子証明書を取得し、データを照らし合わせて対応しましょう。
多くのPDF書類に利用できる電子印鑑・電子署名の導入がおすすめ
社内でのみ回覧する書類が多い場合、電子印鑑・電子署名を導入することで、省資源化だけでなく、業務を効率よく進められるなどの仕事環境の見直しにも役立ちます。
情報改竄などに注意すれば、導入するメリットは大きいといえるでしょう。
まとめ
今回は、電子印鑑・電子署名についてお伝えしました。
電子印鑑や電子署名を導入することは、ペーパーレスはもちろん、これまで紙で行ってきた書面での取り交わしがデジタルで行えるため、業務の効率化が期待できます。
まず無料で試したい方は、アドビ株式会社が提供しているPDF作成ソフトを使えば、無料で電子印鑑や電子署名を作成することができますので、利用してみることをおすすめします。
そのうえで、「重要書類の取り交わしが多い」など強固なセキュリティを望む場合は、有料ソフトの検討も視野に入れてみてください。
